STADGAR

för Föreningsarkiven i Stockholms län (FSL)

Antagna 2019 03 27

 

  1. Ändamål

Föreningsarkiven i Stockholms län (FSL) är en samarbetsorganisation, en ideell organisation som är partipolitiskt och religiöst obunden. FSL skall verka för att föreningslivets arkivmaterial samlas in, bevaras och tillgängliggörs för att möjliggöra forskning idag och i framtiden. Detta skall ske genom:

att medverka till inventering och bevarande av organisationers och föreningars arkivhandlingar;

att samarbeta med andra institutioner kring upprättande och underhållande av regionala register;

att genomföra kurser i arkivering och dokumenthantering;

att svara för rådgivning till föreningar och lokala arkiv;

att främja forskning om föreningslivets roll för samhällsutvecklingen.

 

  1. Medlemskap

Föreningar, kommuner, arkiv och andra institutioner samt enskilda intressenter i länet utgör FSLs medlemmar. Efter ansökan bekräftar styrelsen om medlemskap i föreningen. Medlem som önskar utträde skall meddela styrelsen detta. Erlagd medlemsavgift erhålles ej i retur. Medlemsavgifter fastställes vid varje årsmöte. Medlem som agerar på sätt som strider mot FSLs ändamål och skadar föreningen kan uteslutas av styrelsen.

 

  1. Arkivering
    FSL skall medverka till att arkivhandlingar från organisationer och föreningar får en ändamålsenlig förvaring. Arkivmaterial från lokala föreningar skall i första hand förvaras hos respektive kommunarkiv.
  2. Representantskapet

Representantskapet är föreningens högsta beslutande organ. Varje medlem företräds i arkivföreningen (FSL) av ett ombud, som utgör representantskapet. Årsmöte hålls varje år. Utöver årsmötet sammanträder representantskapet när styrelsen eller minst 1/3 av medlemmarna anser det nödvändigt.

 

  1. Årsmötet

Föreningens verksamhetsår är kalenderår. Årsmötet skall avhållas senast mars månad. Vid årsmötet skall följande ärenden behandlas:

* Fråga om kallelse behörigen skett.

* Fastställande av ombudsförteckning och dagordning.

* Val av årsmötesfunktionärer.

* Styrelsens verksamhets- och ekonomiska berättelse.

* Fastställande av verksamhets- och ekonomisk berättelse.

* Revisorernas berättelse.

* Ansvarsfrihet för styrelsen.

* Fastställande av medlemsavgifter, verksamhetsplan, budget och arvoden.

* Val av styrelseordförande, styrelse, revisorer och valberedning.

* Styrelseförslag och motioner.

Motioner skall vara styrelsen tillhanda senast 1 månad före årsmötet. Kallelse till årsmötet skall meddelas senast 2 månader före årsmötet och årsmöteshandlingarna skall vara utsända senast två veckor före årsmötet.
Röstning sker öppet om ej sluten votering är begärd. Vid lika röstetal får lottning avgöra resultatet.  Beslut fattas med enkel majoritet utom i de fall dessa stadgar föreskriver annorlunda.

 

Röstberättigade vid årsmötet är ombuden och styrelsens ledamöter. Styrelsens ledamöter saknar rösträtt i fråga om ansvarsfrihet och vid val av styrelse, revisorer och valberedning. Revisorer, valberedning och observatorer har endast närvaro-, yttrande- och förslagsrätt.

 

  1. Styrelsen

Föreningens styrelse skall bestå av ordförande och minst fem ledamöter och tre suppleanter. Stockholms läns landsting äger rätt att utse adjungerad ledamot i styrelsen. Föreningens ordförande som väljes på ett år utses av årsmötet. Övriga i styrelsen väljes på två år och på så sätt att halva antalet väljes varje år. Utöver ordföranden konstituerar styrelsen sig själv. Suppleanter väljes på ett år. Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden eller då minst tre ledamöter gjort framställning därom. Styrelsen är beslutsmässig när halva antalet  ledamöter plus en är närvarande.

Styrelsen handhar föreningens uppgifter i enlighet med dess stadgar och de riktlinjer som årsmötet kan ge. Den anställer personal och ger instruktioner för verksamheten. Föreningens räkenskaper skall föras per verksamhetsår.

 

  1. Revision

För granskning av föreningens förvaltning och räkenskaper skall årsmötet utse två revisorer och en suppleant. Minst en av de ordinarie revisorerna skall vara auktoriserad. Mandatperioden är ett år. Medel som deponerats hos FSL av medlem skall hållas skilda från FSL:s övriga tillgångar och redovisas i bokslutet.

Föreningens räkenskaper jämte vederbörliga handlingar överlämnas till revisorerna senast fem veckor före årsmötet. Revisionsberättelsen skall föreligga två veckor före årsmötet med till- eller avstyrkande av ansvarsfrihet för styrelsen.

 

  1. Valberedning

Vid varje årsmöte väljs en valberedning. Den består av tre ledamöter varav en utses till sammankallande. Mandatperioden är ett år.

 

  1. Firmateckning

Styrelsen beslutar vem eller vilka som tecknar firma för FSL.

 

  1. Stadgeändring

Stadgarna kan ändras av ett årsmöte om samtliga närvarande är eniga. Detta gäller dock inte §1 och § 11, vilka kräver beslut med 2/3 majoritet på två på  varandra följande årsmöten, av vilka det ena skall vara ordinarie årsmöte. Förslag på stadgeändringar skall bifogas årsmöteshandlingarna.

 

  1. Upplösning

För upplösning av FSL krävs beslut med 2/3 majoritet på två på varandra följande årsmöten, varav det ena skall vara ordinarie årsmöte. I händelse av upplösning beslutas om eventuella arkivalier i samråd med Stockholms stadsarkiv. Andra tillgångar tillfaller Stockholms läns bildningsförbund, för fördelning till studieförbunden i länet att användas för utbildning och information i arkivfrågor.