Enkla grundråd

 

Några enkla råd för dig som själv vill vårda ditt föreningsarkiv

För samman alla handlingar som ingår i föreningens arkiv ofta ligger föreningsarkiv spridda ute hos aktiva och före detta förtroendemän.  Se till att handlingar från olika föreningar inte sammanblandas.

 

Grovsortera ditt arkiv efter huvudavdelningarna i allmänna arkivschemat

  •  A protokoll
  • B kopior av utgående handlingar
  • C diarier
  • D liggare och register
  • E Inkomna handlingar, korrespondens
  • F ämnesordnade handlingar
  • G räkenskaper
  • K fotografier
  • L tidningsklipp och trycksaker

 

Rensa och gallra bort onödiga handlingar

  •  övertaliga kopior, kladd- och minnesanteckningar
  •  inbjudningar till kurser ingen gått på
  • kontoutdrag och girobesked
  • rekvisitioner och fraktsedlar
  • datalistor från ekonomisystem som endast är till för avstämning och kontroll
  •  verifikationer efter 10 år, från och med 1 januari 2011 gäller 7 år

 

Upprätta en enkel förteckning över föreningens arkiv

  •  antingen en enkel volymförteckning om arkivet inte är alltför stort
  • om arkivet är mer omfångsrikt rekommenderas en förteckning enligt allmänna arkivschemat

 

Så här upprättar du en volymförteckning

I nedanstående exempel har vi bestämt oss för att arkivera föreningens handlingar till och med 1989.Lägg handlingarna sorterade efter arkivschemat i arkivkartonger (nedan benämnd volym).

Plocka först bort gem och plastfickor. Håll samman handlingar som rör samma ärende (akt) med aktomslag. Numrera volymerna och förteckna dem enligt nedan.

 

Volym 1

  •  A Protokoll med bilagor, 1944-1985

 

Volym 2

  • A Protokoll med bilagor, 1986-1989
  • B Verksamhetsberättelser, 1945-1989
  • Utgående cirkulär, 1948-1989
  • Stadgar, utan år

 

Volym 3

  •  D Medlemsmatriklar, 1945, 1968
  •  E Korrespondens 1945-1989

 

Volym 4

  • F Handlingar rörande fester, 1955-1989
  • Handlingar fastigheten, 1955-1989
  • G Kassaböcker, 1945-1989

 

När du nästa gång skall arkivera och förteckna föreningens arkiv från 1990 och framåt skall du börja med volym 5 och i denna lägga i protokoll och andra handlingar enligt modellen ovan.

Synpunkter?