.

logotype

Ett föreningsarkiv är ett kulturarv som har mycket att berätta för kommande generationer om en förenings verksamhet. Är ert föreningsarkiv utspritt på många händer, t ex hos tidigare ordförande eller sekreterare, så är det viktigt att samla in dessa handlingar innan de går förlorade.

Ett samlat, välvårdat, rätt förvarat och lätt åtkomligt föreningsarkiv är en guldgruva om till exempel föreningen skall jubilera eller ta fram en jubileumsskrift. Om en forskare vill sätta in föreningens verksamhet i ett större sammanhang kan ert arkiv vara en rik källa att hämta information ur.

Upplands-Bro Arkivförening

  • arbetar för att bevara historien och nutiden för framtiden
  • vill att föreningarnas arkiv ska förvaras på ett säkert sätt
  • vill att din förening ska utse en arkivansvarig
  • vill att föreningens handlingar ska registreras och vara åtkomligt för forskning
  • tar hand om ert föreningsarkiv för en säker förvaring.
  • vill visa hur din förenings verksamhet har påverkat utvecklingen av Upplands-Bro.
  • tar även hand om handlingar från föreningar som har upphört.

Förvara ert arkiv hos oss

Många föreningar har sitt arkiv utspritt på flera ställen: hos nuvarande eller tidigare förtroendevalda. Ofta i en källare, på vinden eller på annat ställe där det riskerar att drabbas av fukt och mögel, brand eller att kastas vid nästa flytt. En förening som förvarar sina handlingar hos oss har naturligtvis alltid tillgång till dem. Inlämnade handlingar är den egna föreningens egendom. Forskare som har intresse av handlingar i vårt arkiv får ta del av dem om inte handlingarna är inlämnade med förbehåll.

Upplands-Bro Arkivförening

  • har avtal med kommunen om att vi skall ta hand om föreningsarkiv, personarkiv och gårdsarkiv i Upplands-Bro
  • är ansluten till Föreningsarkiven i Stockholms län (FSL)
  • disponerar en lokal där alla handlingar förvaras på ett betryggande sätt och där det finns en forskarplats
  • kan efter överenskommelse tillåta att forskning sker i Bro Bibliotek
  • välkomnar er att göra ett besök hos oss efter överenskommelse
  • kommer gärna till er förening och informerar om vår verksamhet
  • anordnar kurser i hur man hanterar en förenings alla handlingar

Om arkivering!

Vad du bör tänka på innan ni lägger er historia på hyllan.

Vårda ditt föreningsarkiv

Utse inte bara ordförande och sekreterare i din förening - utse även en arkivansvarig!
Därigenom får ditt föreningsarkiv en kontinuerlig tillsyn.

Den arkivansvarige skall:

hålla arkivet samlat

gallra och rensa bort oviktiga handlingar upprätta en förteckning över arkivets innehåll

Skydda ditt arkiv från eld, fukt och otillbörlig åtkomst!

Kontakta Upplands-Bro Arkivförening, se sista sidan, angående deposition av det äldre arkivmaterialet.

Gör så här innan du deponerar föreningens handlingar till arkivet

För samman alla handlingar som ingår i föreningens arkiv ofta ligger handlingar spridda ute hos aktiva och före detta förtroendemän se till att handlingar från olika föreningar inte sammanblandas.

Grovsortera ditt arkiv efter huvudavdelningarna i allmänna arkivschemat

A protokoll

B kopior av utgående handlingar

C diarier

D liggare och register

E Inkomna handlingar, korrespondens

F ämnesordnade handlingar

G räkenskaper

K fotografier

L tidningsklipp och trycksaker

Rensa och gallra bort onödiga handlingar

övertaliga kopior, kladd- och minnesanteckningar

inbjudningar till kurser ingen gått på

kontoutdrag och girobesked

rekvisitioner och fraktsedlar

datalistor från ekonomisystem som endast är till för avstämning och kontroll

verifikationer efter 10 år

Upprätta en enkel förteckning över föreningens arkiv

antingen en enkel volymförteckning om arkivet inte är alltför stort

om arkivet är mer omfångsrikt rekommenderas en förteckning

enligt allmänna arkivschemat

Så här upprättar du en volymförteckning

Volymförteckningen ska levereras till arkivet tillsammans med handlingarna.

I nedanstående exempel har vi bestämt oss för att arkivera föreningens handlingar fram till och med 1989. Lägg handlingarna sorterade efter arkivschemat i arkivkartonger (nedan benämnd volym). Plocka först bort gem, häft-klamrar, tejp och plastfickor. Håll samman handlingar som rör samma ärende (akt) med aktomslag.

Numrera volymerna och förteckna dem enligt nedan.

Volym 1

A Protokoll med bilagor, 1944-1985

Volym 2

A Protokoll med bilagor, 1986-1989

B Verksamhetsberättelser, 1945-1989

Utgående cirkulär, 1948-1989

Stadgar, utan årtal

Volym 3

D Medlemsmatriklar, 1945, 1968

E Korrespondens 1945-1989

Volym 4

F Handlingar rörande fester, 1955-1989

Handlingar fastigheten, 1955-1989

G Kassaböcker, 1945-1989

När du nästa gång skall arkivera och förteckna föreningens handlingar

från 1990 och framåt skall du börja med volym 5 och i denna lägga

handlingar enligt modellen ovan.

Kontakta oss om hur ni anskaffar syrafria etiketter, aktomslag och arkivkartonger.

Vi tar inte emot skrymmande föremål som Standar, Fanor, Pokaler, etc.

 

Kontakt

Postadress:
c/o Hans Ström
Liljestigen 59
197 34 Bro

Besöksadress/arkivlokal:
www.hembygd.se/upplands-bro/foreningsarkiv/

Kontaktperson:
Hans Ström
Tel: 0707-18 03 74
hans-strom@telia.com

Har du synpunkter?