1. Det börjar bli fullt med handlingar i vår föreningslokal. Var skall vi göra av vårt äldre material?
Svar: Tag kontakt med kommunarkivet i den kommun du bor i eller ditt föreningsarkiv om det finns ett sådant i din kommun och fråga vad som gäller vid leverans av arkiv. Vanligast är att man skänker sina arkivhandlingar och då medför det oftast ingen kostnad dock vanligt med villkoret att handlingarna får tillgängliggöras för forskning. Vissa tar även emot för deposition, detta kostar i regel alltid.
2. Vi sköter all vår bokföring i ett datoriserat bokföringssystem. Kan man arkivera detta på CD-skivor?
Svar: Nej, CD-skivor eller DVD-skivor rekommenderas inte för långtidsförvaring. Den viktigaste informationen tas ut på papper eller sparas i arkivbeständigt digitalt format.
3. Vi är oense i vår förening om värdet av verifikationer. Ska vi spara dessa eller kan vi slänga dem?
Svar: Verifikationer från 2011 och framåt gallras efter sju år. Handlingar tillkomna före 2011 bevaras i 10 år. Synen på värdet av verifikationer ur forskningssynpunkt har växlat över åren. En ideell förenings verifikationer torde dock inte ha något större forskningsvärde om andra räkenskapshandlingar som kassaböcker och huvudbokföring bevaras.
4. Hur förvarar man bäst fotografier?
Svar: Helst ska de ligga i syrafria, cellulosafria kuvert ett och ett. Man kan också lägga flera i en ask med ett mellanlägg av sådant papper mellan varje. Om man inte har råd att köpa de dyra kuverten kan man klippa mellanlägg från Arkiv 80 eller arkiv 100-papper. Det är ett sämre alternativ att klistra upp bilderna på kartong eftersom man då måste ha syrafri kartong och rätt klister (stärkelseklister).
5. Har hittat verifikationer som är äldre än två år och övervägde att slänga dom, talade med en vän som sa att man inte behöver spara verifikationer som finns bokförda i dator. Det räcker om man sparar grundbok och huvudbok, är det så?
Svar: Enligt bokföringslagen ska verifikationer sparas i 10 år. Verifikationer från 2011 och framåt gallras efter sju år. Handlingar tillkomna före 2011 bevaras således i 10 år. Verifikationen utgör ju ett verifikat på att viss ekonomisk transaktion blivit bokförd i företagets löpande bokföring. Att transaktionen är bokförd med hjälp av dator medför således inte att själva verifikatet kan gallras (kastas). Speciella regler gäller för skanning av fakturor dvs att lägga en digital bild av verifikationen på dataminne.
6. En stor del av vårt material är arkiverat efter projekt, dvs protokoll, ekonomi, broschyrer, utvärderingar mm blandat. Ska man då låta det vara kvar på detta vis eller ska man dela upp det?
Svar: De handlingar som tillkommit genom olika projekt ska arkiveras som projekt, dvs alla handlingar ska hållas ihop.
Arkiveras som ”ämnesordnade handlingar” under F i allmänna arkivschemat.
7. När det gäller protokoll, är det då bara själva mötesprotokollet som ska sparas eller ska man spara alla bilagor, underlag mm som finns tillhörande?
Svar: Handlingar som verkligen är bilagor till protokollet ska arkiveras tillsammans med protokollet.
8. Hur många år bör vi spara handlingarna i vårt ”hemma-arkiv”?
Svar: Förslagsvis kan ni lämna handlingar äldre än 5-7 år till ett lämpligt arkiv för slutarkivering och arkivsäker förvaring.
