Några enkla råd för dig som själv vill vårda ditt föreningsarkiv
För samman alla handlingar som ingår i föreningens arkiv ofta ligger föreningsarkiv spridda ute hos aktiva och före detta förtroendemän. Se till att handlingar från olika föreningar inte sammanblandas.
Grovsortera ditt arkiv efter huvudavdelningarna i allmänna arkivschemat
- A protokoll
- B kopior av utgående handlingar
- C diarier
- D liggare och register
- E Inkomna handlingar, korrespondens
- F ämnesordnade handlingar
- G räkenskaper
- K fotografier
- L tidningsklipp och trycksaker
Rensa och gallra bort onödiga handlingar
- övertaliga kopior, kladd- och minnesanteckningar
- inbjudningar till kurser ingen gått på
- kontoutdrag och girobesked
- rekvisitioner och fraktsedlar
- datalistor från ekonomisystem som endast är till för avstämning och kontroll
- verifikationer efter 10 år, från och med 1 januari 2011 gäller 7 år
Upprätta en enkel förteckning över föreningens arkiv
- antingen en enkel volymförteckning om arkivet inte är alltför stort
- om arkivet är mer omfångsrikt rekommenderas en förteckning enligt allmänna arkivschemat
Så här upprättar du en volymförteckning
I nedanstående exempel har vi bestämt oss för att arkivera föreningens handlingar till och med 1989.Lägg handlingarna sorterade efter arkivschemat i arkivkartonger (nedan benämnd volym).
Plocka först bort gem och plastfickor. Håll samman handlingar som rör samma ärende (akt) med aktomslag. Numrera volymerna och förteckna dem enligt nedan.
Volym 1
- A Protokoll med bilagor, 1944-1985
Volym 2
- A Protokoll med bilagor, 1986-1989
- B Verksamhetsberättelser, 1945-1989
- Utgående cirkulär, 1948-1989
- Stadgar, utan år
Volym 3
- D Medlemsmatriklar, 1945, 1968
- E Korrespondens 1945-1989
Volym 4
- F Handlingar rörande fester, 1955-1989
- Handlingar fastigheten, 1955-1989
- G Kassaböcker, 1945-1989
När du nästa gång skall arkivera och förteckna föreningens arkiv från 1990 och framåt skall du börja med volym 5 och i denna lägga i protokoll och andra handlingar enligt modellen ovan.
